LA FATTURAZIONE ELETTRONICA: PROVIAMO A SPIEGARLA
Fatturazione elettronica obbligatoria per tutti: normativa e scadenze
La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso i consumatori entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019.
Molte sono le domande e i dubbi di imprese e partite IVA. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano che oggi in Europa è pioniere in questo campo.
Il primo passo è stato fatto nel 2014 con la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione che ha visto le fatture elettroniche diventare il documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA, gli enti pubblici e poi verso le società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.
Dal 2017 il Sistema di Interscambio (il sistema dell’Agenzia delle Entrate utilizzato per lo scambio delle fatture elettroniche) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (imprese, professionisti, ecc…) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.
Cos’è la fatturazione elettronica
Dal 1°gennaio 2019 tutti noi avremo a che fare con le tanto temute “e-fatture”, come le chiamano gli addetti ai lavori.
Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.
La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Per molti
anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da
scrivere, tramite editor testuali o fogli di calcolo (word, excel, ecc…),
usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati.
Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via
posta, e-mail, ecc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare
in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le
fatture scaricate tramite email andavano stampate).
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
- Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Come si compila una fattura elettronica
I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la pubblica amministrazione sono quasi identici.
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Redigi la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail, generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.
La differenza importante tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori: al momento vige ancora un
alone di mistero su come verranno identificati e dove verrà consegnata la
fattura elettronica dal SdI (l’ipotesi più accreditata è che siano
identificati dal Codice Fiscale e che SdI consegni nel Cassetto Fiscale).
L’unica certezza è che il consumatore può chiedere che gli venga consegnata una copia cartacea (o PDF) della fattura; - per i destinatari B2B (imprese, professionisti, ecc…) le strade di invio sono 2:
- PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale SdI inoltrerà la fattura.
- Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite SdI
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più semplice è affidare tutto a un gestionale di fatturazione semplificando l’invio al Sistema e la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
- Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
Lo SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate provvederà alla conservazione sia fiscale che ai fini civilistici o per qualsiasi altra esigenza di natura giuridica.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione.
Anche in questo caso un gestionale è la soluzione migliore che si occupa di tutto il processo dalla firma, invio tramite SdI e conservazione sostitutiva.
Noi abbiamo gli strumenti giusti per aiutarti e guidarti in modo semplice.
Ti aspettiamo per mostrarti come.